مساعد إداري

وصف

الملخص: توفير الدعم الإداري لضمان سير عمليات المكتب بسلاسة، والمساعدة في إعداد المستندات، والعمل كنقطة اتصال لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. أبرز النقاط: 1. دعم فرق العقارات/العقارات مع المستندات والإدارة 2. أداء المهام الإدارية العامة بما في ذلك الأرشفة وإدخال البيانات 3. تنسيق الجداول الزمنية والاجتماعات وشراء لوازم المكتب **عن الشركة وهدف الدور** توفير الدعم الإداري اليومي لضمان سير عمليات المكتب بسلاسة، والمساعدة في إعداد المستندات والمراسلات، ودعم فرق العقارات عند الحاجة، والعمل كنقطة اتصال لأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. **المهام الرئيسية والمسؤوليات والأنشطة** **عامة** · أداء المهام الإدارية العامة بما في ذلك الأرشفة، وإدخال البيانات، والمسح الضوئي، وإدارة المراسلات. · الترحيب بالزوار والتعامل مع المكالمات الواردة والرسائل الإلكترونية؛ وتوجيه الاستفسارات إلى أعضاء الفريق المناسبين. · إعداد المستندات والتقارير والرسائل والعروض التقديمية وتنسيقها ومراجعتها لغويًّا. · صيانة قواعد البيانات وسجلات العملاء وأنظمة الأرشفة وتحديثها. · دعم جدولة المواعيد وإدارة التقويمات للمدراء وأعضاء الفريق؛ وتنسيق الاجتماعات والمواعيد. · المساعدة في مهام المحاسبة الأساسية مثل معالجة الفواتير وإعداد تقارير المصروفات، والتنسيق مع قسم المالية عند الحاجة. · دعم فريق العقارات في إعداد المستندات، وإدارة عقود الإيجار والعقود، ومتابعة العملاء والموردين. · تنسيق شراء لوازم المكتب والحفاظ على مستويات المخزون. · المساعدة في اللوجستيات الخاصة بالفعاليات، والزيارات الميدانية، والاجتماعات مع العملاء عند الحاجة. · ترتيب السفر والخطط الزمنية للموظفين عند الحاجة. · المساهمة في تحسين العمليات والتكيف مع الأولويات المتغيرة وأحجام العمل. **الخلفية والمؤهلات والخبرة** **المؤهلات** · خبرة إدارية مهنية لا تقل عن سنة واحدة. · يُفضَّل أن تكون الخبرة في شركة عقارات، لكنها ليست شرطًا إلزاميًّا. · إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابةً. · إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook، PowerPoint). · شهادة ثانوية عامة؛ وشهادة دبلوم أو درجة جامعية في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة تُعدُّ ميزة إضافية. · الحق في العمل في \[حدد الدولة] / تصريح عمل ساري المفعول. **المهارات** · مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي باللغة الإنجليزية. · مهارات جيدة في التفاوض وإدارة أصحاب المصلحة. · مهارات تنظيمية ممتازة وانتباه دقيق للتفاصيل. · القدرة على تحديد الأولويات، والقيام بعدة مهام في وقت واحد، والعمل تحت الضغط. · التكيُّف مع التغيير والاستعداد لتولي مسؤوليات جديدة. · التوجه نحو خدمة العملاء والسلوك المهني. · المهارات الأساسية في الحساب والاحتفاظ بالسجلات. أنواع الوظائف: دوام كامل، دائم مكان العمل: شخصيًا