مساعد إداري

وصف

الملخص: توفر هذه الوظيفة دعماً إدارياً ومكتبياً شاملاً، وتتضمن إدارة الجداول الزمنية والمراسلات والتوثيق ومراقبة الجودة ضمن بيئة مقاولات. أبرز النقاط: 1. فرصة لإدارة المهام الإدارية ودعم القيادة بكفاءة. 2. الانخراط في مراقبة جودة المنشآت والامتثال التنظيمي. 3. استخدام مهارات تنظيمية وحل مشكلات قوية في بيئة ديناميكية. **وصف الوظيفة:** · تقديم الدعم الإداري والمكتبي للأقسام أو الأفراد · إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي/المهندسين ومساعدته في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة وغيرها · حضور الاجتماعات وإعداد محاضرها · استقبال المكالمات الهاتفية وفرزها وإعادة توجيهها عند الحاجة · التعامل مع جميع المراسلات الداخلة والخارجة (البريد الإلكتروني، الرسائل، الطرود إلخ) وتحديد أولوياتها · التعامل مع المستندات لضمان بقائها آمنة · إعداد الفواتير أو القوائم المالية وتقديم المساعدة في المحاسبة · الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية لضمان تنظيم المعلومات وسهولة الوصول إليها · مراقبة برنامج فعّال لمراقبة جودة المنشآت وضمان الامتثال لكافة اللوائح التنظيمية الخاصة بالمنشآت وإعداد المستندات المطلوبة وتحديد جودة جميع أعمال المنشآت في جميع العقود · مراقبة جميع رسومات المقاولين في فترات مختلفة والاحتفاظ بسجلات جميع عمليات التركيب وتقييم جميع طلبات الدفع المقدمة من المقاولين والتوصية بإدخال التغييرات عند الحاجة والإشراف على أداء جميع الموظفين بكفاءة وضمان الامتثال لكافة التعليمات **الخبرة/المهارات:** · معرفة بإجراءات المكاتب والمحاسبة · مهارات استثنائية في استخدام الحاسوب والبرامج – مجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس · خبرة إدارية مدتها 2\-3 سنوات في شركة مقاولات (مفضلة)/ كما يُرحّب بالمبتدئين · خدمة عملاء ممتازة · قدرة قوية على العمل بشكل مستقل وقدرة على البحث وحل المشكلات · معرفة مُثبتة بإجراءات وأصول استخدام الهاتف والبريد الإلكتروني · القدرة على تحديد الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية. مكان العمل: شخصياً