مساعد الحجوزات

وصف

الملخّص: يقدّم مساعد الحجوزات دعماً إدارياً وتشغيلياً شاملاً لقسم الحجوزات، مع ضمان دقة السجلات والبيانات والامتثال للمعايير. أبرز النقاط: 1. توفير الدعم الإداري اليومي لقسم الحجوزات. 2. الحفاظ على سجلات الحجوزات بدقة ضمن نظام Microsoft Dynamics 365. 3. ضمان جاهزية وثائق القسم للتدقيق في جميع الأوقات. يتمثّل دور مساعد الحجوزات في تقديم دعم إداري وتشغيلي شامل لقسم الحجوزات، مع ضمان دقة وسلامة وامتثال سجلات الحجوزات والعقود والوثائق المالية وبيانات الأنظمة. ويشمل هذا الدور الحفاظ على العمليات الإدارية بكفاءة، ودعم العمليات التشغيلية للقسم، وضمان دقة الوثائق وجاهزيتها للتدقيق، وإدارة سجلات نظام Microsoft Dynamics 365، وتنسيق الأنشطة المرتبطة بالحجوزات وفقاً لسياسات الشركة ومعايير الجودة ومتطلبات الحوكمة. المهام الرئيسية والمسؤوليات والأنشطة عام **توفير الدعم الإداري اليومي لقسم الحجوزات.** * إعداد وتحديث وصيانة ملفات الحجوزات ووثائق الفعاليات. * إدارة تقاويم الحجوزات والجداول الزمنية الخاصة بالقسم. * إعداد المراسلات والتقارير والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات. * تنسيق وتنظيم الاجتماعات، بما في ذلك جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات والإجراءات التالية. * تنسيق الأنشطة والمشاريع المرتبطة بالحجوزات مع أصحاب المصلحة الداخليين. * التعامل مع المعلومات السرية باحترافية وحيادية. * المساعدة في إعداد اتفاقيات الحجوزات والوثائق الداعمة لها. * صيانة وإدارة أنظمة التخزين الإلكترونية والمادية المركزية بدقة لجميع التقارير والسجلات والوثائق الخاصة بالقسم، مع ضمان تنظيم المعلومات وتأمينها وتحديثها وسهولة الوصول إليها. * التأكيد على اكتمال جميع الوثائق المرتبطة بالحجوزات، وتصنيفها بشكل صحيح، وتوفرها عند الطلب. * الحفاظ على سجلات الحجوزات بدقة ضمن نظام Microsoft Dynamics 365\. * الحفاظ على سجلات تدقيق كاملة لجميع الأنشطة المرتبطة بالحجوزات. * التأكيد على امتثال سجلات القسم للسياسات والإجراءات المعمول بها. * المساعدة في إعداد الوثائق اللازمة للتدقيق الداخلي والخارجي. * دعم الامتثال لمتطلبات نظام إدارة الجودة ISO 9001. * ضمان جاهزية وثائق القسم للتدقيق في جميع الأوقات. الخلفية، المؤهلات والخبرة المؤهلات **دبلوم أو درجة جامعية في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.** * خبرة لا تقل عن 3 سنوات في دور إداري، ويفضّل أن تكون في قطاع الترفيه أو الفعاليات أو الضيافة أو بيئة مؤسسية. * معرفة بممارسات الإدارة المكتبية والإدارية المتقدمة. المهارات **مهارات تنظيمية استثنائية وانتباهٌ دقيقٌ للتفاصيل.** الخلفية، المؤهلات والخبرة * مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة باللغتين الإنجليزية والعربية. * مهارات تواصل شخصية ممتازة وقدرة فائقة على إدارة أصحاب المصلحة. * القدرة على أداء عدة مهام في وقت واحد وتحديد الأولويات بكفاءة في بيئة ديناميكية. * إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس. * مهارات ممتازة في إدارة الوقت مع القدرة على العمل بشكل مستقل. * القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع الأمور الحساسة بحذر وحيادية. * قدرات تحليلية وحل مشكلات قوية. * مهارات تواصل شخصية قوية ومنهجية قائمة على العمل الجماعي. * القدرة على العمل تحت الضغط، وغالباً في ظل تواريخ نهائية ضيقة. مكان العمل: نموذج هجين (عن بُعد جزئياً) في البحرين