مساعد إداري

وصف

الملخص: توفّر هذه الوظيفة دعماً إدارياً ومكتبياً شاملاً، يشمل إدارة الجداول الزمنية والمراسلات والسجلات المالية، مع التركيز على مراقبة جودة الإنشاءات. أبرز النقاط: 1. فرصة لدعم المدراء التنفيذيين والمهندسين 2. المشاركة في مراقبة جودة الإنشاءات الحرجة والامتثال للوائح 3. الاستفادة من المهارات الإدارية القوية وقدرات حل المشكلات **وصف الوظيفة:** · تقديم الدعم الإداري والمكتبي للأقسام أو الأفراد · إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي/المهندسين ومساعدته في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة وغيرها · حضور الاجتماعات وإعداد محاضرها · استقبال المكالمات الهاتفية وفرزها وإعادة توجيهها عند الحاجة · التعامل مع جميع المراسلات الداخلة والخارجة (البريد الإلكتروني، الرسائل، الطرود إلخ.) وتحديد أولوياتها · التعامل مع المستندات بما يضمن بقائها آمنة · إعداد الفواتير أو البيانات المالية وتقديم المساعدة في المحاسبة · الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية بحيث تكون المعلومات منظمة وسهلة الوصول · مراقبة برنامج فعّال لمراقبة جودة الإنشاءات وضمان الامتثال لكافة لوائح الإنشاءات، وإعداد المستندات المطلوبة، وضمان جودة جميع أعمال الإنشاءات المتعلقة بجميع العقود · مراقبة رسومات المقاولين في فترات مختلفة والاحتفاظ بسجلات جميع عمليات التركيب وتقييم جميع طلبات الدفع المقدمة من المقاولين والتوصية بإدخال التغييرات عند الحاجة، والإشراف على أداء جميع الموظفين بكفاءة وضمان الامتثال لكافة التعليمات **الخبرة/المهارات:** · المعرفة بإجراءات المكتب والمحاسبة · مهارات استثنائية في استخدام الحاسوب والبرامج – حزمة مايكروسوفت أوفيس · خبرة إدارية مدتها سنتان إلى ثلاث سنوات في شركة إنشاءات (يفضّل ذلك) / كما يُرحب بالمبتدئين · خدمة عملاء ممتازة · قدرة قوية على العمل بشكل مستقل والبحث عن الحلول وحل المشكلات · معرفة مثبتة بإجراءات وأصول التعامل الهاتفي والبريد الإلكتروني · القدرة على تحديد الأولويات والالتزام بالمواعيد النهائية. مكان العمل: حضوري