ضابط – دعم خدمات الطيران أثناء الرحلة

وصف

الملخص: توفير الدعم الإداري لإدارة العقود والأنشطة المتعلقة بالتوثيق، مع ضمان الامتثال وإنتاج وثائق أعمال وفنية واضحة. أبرز النقاط: ١. تنسيق عمليات دورة حياة العقود والحفاظ على الوثائق الخاضعة للرقابة. ٢. إجراء الأبحاث وإعداد السياسات والإجراءات وأدلة المستخدمين وتحريرها والحفاظ عليها. ٣. دعم أنشطة حوكمة الوثائق والامتثال للعقود. الغرض من الوظيفة توفير الدعم الإداري لأنشطة إدارة العقود والتوثيق من خلال تنسيق عمليات دورة حياة العقود، والحفاظ على الوثائق الخاضعة للرقابة، وضمان الامتثال لمتطلبات الحوكمة، وإنتاج وثائق أعمال وفنية واضحة ودقيقة ومُدارة جيدًا لدعم الفعالية التشغيلية المهام الرئيسية **الإدارة التعاقدية** * إعداد العقود والتعديلات والتجديدات والوثائق ذات الصلة ومراجعتها وتنسيقها ومعالجتها والحفاظ عليها وفقًا للإجراءات والقوالب المعتمدة. * تنسيق سير عمل مراجعة العقود والموافقة عليها مع الجهات المعنية مثل الإدارة القانونية والمشتريات والمالية والتشغيل وغيرها. * الحفاظ على سجلات العقود ومتعقبات الالتزامات وجداول انتهاء الصلاحية ومخازن الوثائق لضمان إدارة السجلات بدقة. * رصد نقاط التحكم في العقود وتاريخ انتهائها والمخرجات المطلوبة ومتطلبات التجديد، مع تصعيد القضايا عند الضرورة. * دعم إدارة عمليات المناقصات والمشتريات واستقطاب الموردين والإجراءات المتعلقة بالتوثيق التعاقدية. * تتبع المراسلات التعاقدية والتغييرات والمطالبات والتعديلات لضمان سجلات كاملة وقابلة للتدقيق. * إعداد تقارير عن حالة العقود ومتطلبات الامتثال والتجديدات والإجراءات المعلقة. **إدارة الوثائق والكتابة الفنية** * إجراء الأبحاث وإعداد السياسات والإجراءات والأدلة والتعليمات التشغيلية وقوالب التقارير وغيرها من الوثائق الخاضعة للرقابة وتحريرها والحفاظ عليها. * التعاون مع خبراء الموضوع والأطراف المعنية لجمع المتطلبات التجارية والتشغيلية والتحقق منها وتوثيقها. * ترجمة المعلومات الفنية أو المعقدة إلى وثائق واضحة وموجزة وسهلة الاستخدام. * ضمان امتثال الوثائق للصيغ والقوالب المعتمدة ومعايير النمط ومتطلبات التحكم في الوثائق. * مراجعة الوثائق وتحديثها بشكل دوري للحفاظ على دقتها واتساقها وأهميتها وامتثالها. * الحفاظ على مخازن الوثائق وسجلات الموافقة وتاريخ المراجعات وسجلات التغيير وسجلات التحكم في الإصدارات. * إعداد الرسوم التوضيحية والخرائط العملية والرسوم البيانية والجداول ومواد العروض التقديمية عند الحاجة. **الحوكمة والامتثال** * دعم أنشطة حوكمة الوثائق والامتثال التعاقدية من خلال الحفاظ على السجلات الدقيقة وضمان الالتزام بالسياسات والإجراءات الداخلية. * المساعدة في تحديد المخاطر التعاقدية أو الإدارية أو المتعلقة بالتوثيق، وإحالة الأمور للمراجعة المناسبة. * تنسيق مراجعات الوثائق والموافقات عليها لضمان الامتثال لمتطلبات المؤسسة واللوائح التنظيمية. * الحفاظ على سرية وأمن العقود والوثائق الخاضعة للرقابة. توفير الدعم الإداري للتدقيقات والتفتيشات ومراجعات الإدارة المتعلقة بالعقود وإدارة الوثائق. التعليم / المؤهلات درجة البكالوريوس في إدارة الطيران أو إدارة الأعمال أو تخصص معادل في مجال ذي صلة الخبرة ٠–٢ سنة من الخبرة في المجال ذي الصلة