مساعد مكتبي

وصف

الملخص: شركة كرييتيفيتي سيكرتس ديكور ذ.م.م تبحث عن مساعدة مكتبية نشيطـة من الإناث لدعم المهام الإدارية اليومية، وإعداد الوثائق، والجدولة، والتشغيلية، بما في ذلك المشتريات الأساسية وتقديم المساعدة في مجال وسائل التواصل الاجتماعي. أبرز النقاط: 1. دعم العمليات الإدارية والمكتبية اليومية 2. المساعدة في إعداد الوثائق والجدولة وعلاقات الموردين 3. فرصة لأداء مهام دعم التسويق **نظرة عامة على الشركة** شركة كرييتيفيتي سيكرتس ديكور ذ.م.م هي شركة ديناميكية متخصصة في تصميم الديكور الداخلي، والتصنيع، وحلول التشطيب. وتتمثل مهمتنا في تحويل المساحات إلى بيئات جذابة بصريًا وعملية من خلال التصميم الإبداعي، والتنفيذ الدقيق، والتعاون القوي بين الفرق المختلفة. **ملخص الوظيفة** نحن نبحث عن مساعدة مكتبية أنثى موثوقة ومنظمة ونشيطة لدعم العمليات الإدارية والمكتبية اليومية. وتشمل هذه المهمة التنسيق مع الفرق الداخلية، والمساعدة في إعداد الوثائق والجداول الزمنية، ودعم مهام المشتريات/السجلات الأساسية، وتقديم المساعدة في مجال وسائل التواصل الاجتماعي عند الحاجة. ويجب أن يكون المرشحون قادرين على بدء العمل فورًا. **المهام والمسؤوليات** الدعم الإداري: تقديم دعم إداري عالي الجودة للمكتب والفرق الداخلية (الإدارة، والتقديريون، والمشتريات، وفرق المشاريع). إعداد الوثائق والأرشفة: المساعدة في الحفاظ على الملفات المادية والرقمية بشكل منظم، بما في ذلك الوثائق الرسمية، والرسومات، وسجلات المشاريع. الجدولة والتنسيق: دعم عملية الجدولة من خلال تنسيق الاجتماعات، ومتابعة تحديثات التقدم، والمساعدة في إعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات عند الحاجة. الدعم التشغيلي: المساعدة في استلام معلومات أوامر العمل وتنظيمها، ومتابعة الطلبات الداخلية. علاقات الموردين: دعم مهام التنسيق الأساسية مع الموردين/المقاولين الخارجيين (مثل جمع التأكيدات، والمستندات، وإشعارات التسليم). إعداد التقارير: المساعدة في إعداد تقارير بسيطة وتحديثات الحالة باستخدام برامج جداول البيانات أو المستندات المشتركة. التواصل المكتبي: إدارة التواصل المكتبي (البريد الإلكتروني، وتطبيق واتساب، والرسائل الهاتفية) لضمان الاستجابات في الوقت المناسب وبشكل احترافي. دعم التسويق: المساعدة في مهام التسويق/الدعم عند الحاجة (مثل تنسيق محتوى الهاتف البسيط أو تقديم الدعم الأساسي للمنشورات مع فريق التسويق). **المؤهلات والمتطلبات:** الجنس: أنثى. التوفر: فقط المرشحون القادرون على الانضمام فورًا (سيتم إعطاء الأولوية للمرشحين الذين يمكنهم البدء فورًا). المؤهل العلمي: دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو الدراسات السكرتارية، أو إدارة المكاتب، أو نظم المعلومات، أو أي تخصص ذي صلة. **المهارات:** مهارات تنظيمية ومهارات ممتازة في إدارة الوقت. مهارات تواصل ممتازة وانتباه عالٍ للتفاصيل. إلمام أساسي بالحاسوب (حزمة مايكروسوفت أوفيس / جوجل وورك سبيس). العمل الجماعي: الراحة في العمل ضمن بيئة فريق متنوعة ودعم عدة أقسام. **الخبرة:** الخبرة في التعامل مع الوثائق والجداول الزمنية والتنسيق المكتبي تُعد ميزة إضافية. الخبرة السابقة في شركة متخصصة في التصميم أو الإنشاءات أو التصنيع تُعتبر ميزة (ولكنها غير إلزامية). مكان العمل: حضوري