مسؤول إداري تشغيلي

وصف

الملخص: تبحث شركة لوفتافيا الشرق الأوسط ذ.م.م عن مسؤول إداري تشغيلي لتوفير دعم إداري منظم لوظائف التشغيل، مما يضمن تنظيم الأنشطة التشغيلية اليومية بكفاءة. أبرز النقاط: 1. توفير الدعم الإداري للقيادة التشغيلية 2. الحفاظ على سجلات واضحة وتتبع الإجراءات وتنسيق تدفق المعلومات 3. دعم إطلاق المحطات الجديدة ومشاريع التحسين التشغيلي **الشركة:** لوفتافيا الشرق الأوسط ذ.م.م **الموقع:** البحرين **نوع الوظيفة:** دوام كامل الغرض من الدور تبحث شركة لوفتافيا الشرق الأوسط ذ.م.م عن مسؤول إداري تشغيلي لدعم التنظيم الفعّال للأنشطة التشغيلية اليومية في جميع أنحاء الشركة وشبكتها التجارية الأوسع. ويتم شغل هذا الدور في البحرين، حيث يقدّم دعماً إدارياً منظماً لوظائف التشغيل، ما يساعد على ضمان تنظيم المستندات والمراسلات والتقارير وتنسيق الموردين وترتيبات السفر والسجلات وإجراءات المتابعة الداخلية بدقة وفي الوقت المناسب. ولا يتولى هذا المركز إدارة العمليات الهندسية أو أنشطة مركز التحكم في الصيانة أو القرارات التقنية المتعلقة بالطائرات أو التعامل مع حالات الطوارئ (AOG) أو إدارة الإجراءات التصحيحية أو اتخاذ القرارات التنظيمية. وتبقى هذه المسؤوليات لدى رئيس صيانة الخطوط ومدراء المحطات وموظفي الجودة والامتثال والإداريين المخولين الآخرين. ويدعم المسؤول الإداري التشغيلي الانضباط التشغيلي من خلال الحفاظ على سجلات واضحة وتتبع الإجراءات وتنسيق تدفق المعلومات ومساعدة المدراء في المهام الإدارية العملية اللازمة لأداء تشغيلي سلس. المهام الأساسية 1. الإدارة التشغيلية والتنسيق * تقديم الدعم الإداري لمدير العمليات ورئيس صيانة الخطوط وقادة المحطات المعنيين. * المساعدة في إعداد وتوزيع ومتابعة التقارير التشغيلية وملاحظات الاجتماعات ومتعقبات الإجراءات والتحديثات الداخلية. * الحفاظ على سجلات منظمة لأنشطة المحطة والمراسلات التشغيلية وتفاصيل الموردين والإجراءات المتعلقة بالعملاء والموافقات الداخلية. * المساعدة في تنسيق الاتصال بين البحرين والمحطات الإقليمية والمقاولين ومقدمي الخدمات والإدارات الداخلية. 2. التقارير والسجلات وتتبع الإجراءات * إعداد وصيانة متعقبات الأداء والإصلاح والحالة البسيطة حسب توجيهات الإدارة التشغيلية. * جمع المعلومات من المحطات والأطراف المعنية الداخلية لدعم الاستعراضات التشغيلية والتقارير الإدارية. * تتبع الإجراءات المتفق عليها الناتجة عن الاجتماعات واستعراضات المحطات ومناقشات العملاء ومسائل الموردين والمشاريع الداخلية. * تصعيد الإجراءات المتأخرة أو غير المكتملة أو غير الواضحة إلى المدير المعني دون افتراض أي سلطة فنية أو إدارية. 3. دعم المحطات والمشاريع * دعم الإدارة المتعلقة بإطلاق المحطات الجديدة واستعراضات المحطات ومشاريع التحسين التشغيلي وأنشطة إعادة النشر. * المساعدة في ترتيبات السفر والإقامة والوصول وجداول الاجتماعات وحزم المستندات والتنسيق المحلي للزيارات التشغيلية. * الحفاظ على مجلدات المشاريع وقوائم جهات الاتصال وسجلات المستندات ومتعقبات المهام للمبادرات التشغيلية الموكلة. * التنسيق مع الإدارات الداخلية لضمان بقاء المشاريع التشغيلية منظمة ومُوثَّقة بشكل صحيح. 4. تنسيق الموردين والمقاولين ومقدمي الخدمات * التواصل مع الموردين والمقاولين من الباطن والمقاولين ومقدمي الخدمات بشأن الأمور الإدارية حسب التوجيه. * دعم إعداد طلبات الشراء ومتابعة العروض السعرية وتوجيه استفسارات الفواتير وجمع مستندات الموردين. * الحفاظ على سجلات مراسلات الموردين وطلبات الخدمة وتحديثات التسليم والإجراءات الإدارية المعلقة. * توجيه القضايا التجارية أو التعاقدية إلى المدير المعني أو ممثل المالية. 5. دعم الاتصالات مع العملاء والداخلية * المساعدة في إعداد الرسائل الموجهة للعملاء والإشعارات الداخلية وحزم الاجتماعات والمراسلات التشغيلية عند الطلب. * دعم فريق علاقات العملاء والمدراء التشغيليين من خلال تجميع المعلومات الخلفية والجداول الزمنية والمستندات الداعمة. * الحفاظ على أسلوب اتصال احترافي عند التعامل مع عملاء شركات الطيران والشركاء والموردين والأطراف المعنية الداخلية. * ضمان التعامل السري مع المسائل التشغيلية أو العملاء الحساسة وتصعيدها بشكل مناسب. 6. دعم الإدارة المالية والتجارية * المساعدة في المتابعة الإدارية المتعلقة بأوامر الشراء وفواتير الموردين واستفسارات الفوترة الخاصة بالعملاء وتكاليف المحطات والسجلات الداعمة. * التنسيق مع فريق المالية لضمان اكتمال السجلات التشغيلية وتوافرها عند الحاجة. * دعم تتبع التكاليف الأساسية وجمع المستندات للمشاريع التشغيلية، دون أن يحل محل الإشراف أو سلطة الموافقة من قِبل المالية. * الإبلاغ عن فجوات محتملة في المستندات أو المخاطر الإدارية إلى المدير المعني. 7. دعم الجودة والامتثال والتحكم في المستندات * دعم التنظيم الخاضع للرقابة للمستندات التشغيلية والموافقات والنماذج والقوالب وسجلات الأدلة. * مساعدة موظفي الجودة والامتثال من خلال تنسيق المدخلات الإدارية وطلبات المستندات عند الحاجة. * الاحتفاظ بالوعي بأن القرارات التقنية والتنظيمية والأمنية والامتثالية تبقى حصرًا لدى الموظفين المخولين فقط. * المساعدة في ضمان تخزين السجلات التشغيلية بوضوح واتساق ووفقًا لتوقعات الشركة. 8. حدود الحوكمة * لا يقوم المسؤول الإداري التشغيلي بتوجيه العمليات الهندسية اليومية أو أنشطة مركز التحكم في الصيانة أو التعامل مع حالات الطوارئ (AOG) أو إصدار الطائرات أو القرارات الصيانية أو التحكم التقني في المحطات. * ولا يحل هذا الدور محل سلطة رئيس صيانة الخطوط أو مدراء المحطات أو الفريق المالي أو فريق الجودة والامتثال أو علاقات العملاء أو الموارد البشرية. * ويقوم هذا الدور بدعم المدراء من خلال الإدارة والتنسيق والتوثيق والمتابعة؛ ولا يتخذ قرارات تقنية أو مالية أو تعاقدية أو تنظيمية إلا إذا تم التفويض الصريح بذلك. الجهات المرتبطة الرئيسية * مدير العمليات / رئيس خدمات الدعم * رئيس صيانة الخطوط * مدراء المحطات * فريق المالية * فريق الجودة والامتثال * علاقات العملاء * الموارد البشرية والإدارة * الموردون والمقاولون من الباطن والمقاولون ومقدمو الخدمات * عملاء شركات الطيران والشركاء المؤسسيون، عند التفويض مؤشرات النجاح * إدارة تشغيلية دقيقة وفي الوقت المناسب ومنظمة جيدًا. * تتبع موثوق للإجراءات ومتابعتها عبر مسارات العمل الموكلة. * اتصال واضح بين البحرين والمحطات والإدارات ومقدمي الخدمات. * سجلات كاملة وسهلة الوصول تدعم الاحتياجات التشغيلية والمالية والامتثالية. * دعم إيجابي للمدراء والعملاء والموردين والأطراف المعنية الداخلية. * تقليل التأخيرات الإدارية وتحسين الرؤية التشغيلية. ملف المرشح * مسؤول إداري منظم وموثوق ومركز على التفاصيل. * مهارات اتصال كتابية وشفهية قوية. * مرتاح للعمل في بيئة تشغيلية سريعة التغير. * قادر على تنسيق مهام متعددة مع الحفاظ على السرية والاحترافية. * واثق في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس والبريد الإلكتروني والمجلدات المشتركة وأوراق البيانات ومتعقبات الإجراءات وأدوات الإدارة التجارية. * واعٍ تجاريًا، موجه نحو الخدمة، وقادر على اتباع التعليمات بوضوح. * قابل للتكيف ثقافيًا ومريح في العمل مع الفرق الدولية. * الخبرة السابقة في مجال الطيران أو الصيانة والإصلاح والتشغيل (MRO) أو دعم شركات الطيران أو اللوجستيات أو الإدارة التقنية ستكون ميزة إضافية ولكنها ليست شرطًا أساسيًا. معلومات إضافية يتم شغل هذه الوظيفة في البحرين وقد تتطلب مرونةً أحيانًا لدعم المناطق الزمنية الدولية أو المتابعة الإدارية العاجلة أو المواعيد النهائية للمشاريع التشغيلية. وتخضع أي رحلات للاحتياجات التجارية وموافقة الإدارة. سيتم تقديم التدريب للمتقدم الناجح. نشكر جميع المتقدمين على اهتمامهم. وسيتم التواصل فقط مع المرشحين المدرجين في القائمة القصيرة الراتب: ١٠٠٠٫٠٠٠ دينار بحريني - ١٥٠٠٫٠٠٠ دينار بحريني شهريًا مكان العمل: شخصيًا