الأمين التنفيذي

وصف

الملخص: نبحث عن أمين تنفيذي منظم للغاية وفعال لتوفير دعم إداري استثنائي للرئيس، مع ضمان سير العمل بكفاءة وفعالية تنفيذية. أبرز النقاط: 1. توفير دعم إداري استثنائي للرئيس 2. الازدهار في بيئة سريعة الخطى 3. فرصة لتعزيز الفعالية التنفيذية والتشغيلية **عن شركة ليبرال للاستثمار والبناء** تأسست شركة ليبرال للاستثمار والبناء عام 2010 دعماً لمهمة الجيش الأمريكي في الشرق الأوسط. واليوم، تُعد ليبرال منظمة عالمية ومقرها الولايات المتحدة، وتقدّم خدمات التصميم والبناء (D/B) وخدمات التصميم والمنافسة والبناء (D/B/B) للعملاء الحكوميين والقطاع الخاص. وليبرال شركة صغيرة مسجلة لدى إدارة المشاريع الصغيرة (SBA). ومقرها في ولاية فرجينيا، ولديها مكاتب في الإمارات العربية المتحدة والبحرين. لدينا ثقافة ابتكارية يُمكن من خلالها لموظفينا إحداث فرقٍ حقيقي، ونحن نبحث عن أفراد ديناميكيين يتمتعون بنفس التفكير للانضمام إلى فريقنا الموسّع بسرعة. ويعتبر موظفونا أكثر مواردنا قيمة، ونسعى جاهدين لضمان معاملة الجميع بهذه الطريقة. نبحث عن أمين تنفيذي منظم للغاية وفعال لتوفير دعم إداري استثنائي للرئيس. ويُفضَّل أن يمتلك المرشح المثالي اهتماماً شديداً بالتفاصيل، وقدرة على إدارة سير العمل بكفاءة، والقدرة على دعم إعداد المستندات، وأنظمة التوثيق المنظمة، والتواصل والتنسيق. وإذا كنت تزدهر في بيئة سريعة الخطى وتلتزم بتعزيز الفعالية التنفيذية والتشغيلية، فنحن نود الاستماع إليك. **الواجبات والمسؤوليات الأساسية** **إدارة التقويم والجدول الزمني** * تنسيق وإدارة الجدول اليومي والأسبوعي والشهري للرئيس، بما في ذلك الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر * صياغة الرسائل الروتينية باسم الرئيس والرد عليها **إدارة التواصل** * التعامل باحتراف وسرية مع المراسلات الواردة والصادرة والرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية * التصرف كحلقة وصل بين الرئيس والفرق الداخلية والأطراف الخارجية **إعداد المستندات والتوثيق** * الحفاظ على أنظمة توثيق رقمية منظمة باستخدام منصة SharePoint لضمان الوصول إلى المستندات والسجلات واسترجاعها وتخزينها بأمان * صياغة التقارير والعروض التقديمية وغيرها من المستندات التنفيذية ومراجعتها لغوياً وتنسيقها لضمان الدقة والاتساق، مع التأكد من توافق جميع المستندات مع المعايير التنظيمية وإرشادات النمط **دعم المصروفات والميزانية** * المساعدة في إعداد تقارير المصروفات وتتبع الميزانية بالتعاون مع قسم المالية حسب الحاجة * دعم التوثيق المالي وحفظ السجلات لأغراض التدقيق أو المراجعة **التخطيط والتنسيق** * تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات الخاصة، وإدارة اللوجستيات والدعوات والمواد اللازمة * التنسيق ومتابعة الموظفين المعنيين لضمان إنجاز بنود الإجراءات وخطوات العمل التالية **الدعم الإداري** * تقديم دعم مكتبي عام لتعزيز الكفاءة التشغيلية والتنسيق مع الأقسام الأخرى * التنسيق مع الأقسام الأخرى لتيسير سير العمل ودعم المبادرات التنفيذية **السرية والحذر** * التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى مستوى من السرية والاحترافية * التأكد من تخزين جميع المواد السرية بشكل آمن ومشاركتها فقط مع الموظفين المصرّح لهم **المعرفة والخبرة والمهارات الخاصة المطلوبة** * درجة البكالوريوس أو ما يعادلها من الخبرة في مجال الإدارة التجارية أو إدارة المكاتب أو أي مجال ذي صلة (يفضّل) * خبرة لا تقل عن ٣–٥ سنوات في دعم كبار التنفيذيين * إجادة حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس * معرفة قوية بمنصتي SharePoint وTeams لإدارة المستندات والتعاون والتواصل * مهارات تنظيمية استثنائية مع القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة والالتزام بالمواعيد النهائية * نهج استباقي لتحديد المشكلات وحلها وتحسين سير العمل * درجة عالية من النزاهة والموثوقية والاحترافية