نبحث عن مراقب مستندات / مساعد إداري منظم ودقيق للانضمام إلى فريقنا. في هذا الدور، ستكون مسؤولاً عن إدارة وصيانة نظام شامل لجميع الوثائق المتعلقة بالمشروع. ستحافظ على دقة وجودة وسلامة وثائقنا مع الحفاظ على سيطرة صارمة على توزيعها وإمكانية الوصول إليها. ستعمل جنبًا إلى جنب مع المساعدين التنفيذيين في الشركة، لمساعدتهم في الأعمال الإدارية عند الضرورة. المسؤوليات الرئيسية صيانة وتنظيم الملفات: صيانة وتنظيم جميع وثائق وملفات المشروع، سواء المادية أو الإلكترونية، وضمان إمكانية استرجاعها بسهولة وتخزينها بطريقة منطقية ومنسقة. إنشاء سجل وفهرس للمستندات لمتابعته. التعديل للتأكد من أن جميع الوثائق تخضع للتحكم بالإصدار، وتم التحقق من الإملاء، ومتناسقة وتلتزم بنفس المعايير. تتبع المستندات: مراقبة حالة جميع المستندات، وتتبع موقعها وتقدمها خلال سير العمل، وتوفير تحديثات فورية لفرق المشروع. إدارة المعلومات: إدارة تدفق الوثائق الخاضعة للرقابة، وضمان تسجيل جميع المراجعات والموافقات والتوزيعات بدقة وكفاءة. الامتثال والتدقيق: ضمان امتثال جميع ممارسات التوثيق للمعايير الخاصة بالشركة والمتطلبات التنظيمية. المساعدة في الاستعداد وإجراء عمليات التدقيق الداخلية والخارجية. إتقان البرامج: استخدام برامج التحكم في المستندات والأدوات الرقمية الأخرى لإدارة وتتبع المستندات بشكل فعال. إدارة المستندات في Google Drive. تعاون الفريق: العمل بشكل وثيق مع مديري المشاريع والمهندسين وأعضاء الفريق الآخرين لضمان تلبية جميع احتياجات التوثيق في الوقت المناسب. مهمات المساعد: مساعدة المساعدين التنفيذيين في المهام الإدارية. التحكم وتتبع تقاويم الشركة، وترتيب الاجتماعات وإبلاغ الأطراف المعنية. المؤهلات الخبرة: خبرة عملية لا تقل عن سنتين في دور مراقب المستندات أو المساعدة الإدارية. المهارات: مهارات تنظيمية وإدارة الوقت القوية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل. الكفاءة التقنية: يجب أن يكون الشخص متمكناً تقنياً ومحترفاً في استخدام أنظمة إدارة المستندات وحزمة Microsoft Office وGoogle Drive والبرامج ذات الصلة الأخرى. التواصل: مهارات تواصل شفهي وكتابي ممتازة، إجادة اللغة الإنجليزية. حل المشكلات: مبادر وقادر على العمل بشكل مستقل لحل المشكلات وتحسين عمليات التحكم في المستندات. نوع الوظيفة: دوام كامل نوع الوظيفة: دوام كامل