**الموقع:** الصيف **الجنسية المطلوبة:** جنسي بحريني ملخص الوظيفة سيكون موظف الاستقبال / المساعد الإداري النقطة الأولى للاتصال بالشركة، حيث يقدم خدمة عملاء استثنائية ودعمًا إداريًا احترافيًا لضمان تشغيل المكتب بكفاءة. تُعد هذه الوظيفة حيوية للحفاظ على صورة إيجابية للشركة، وإدارة تدفق الاتصالات، وتوفير دعم أساسي يتماشى مع أهداف الشركة وثقافتها. المهام الرئيسية **الاستقبال والاتصالات:** * إدارة منطقة الاستقبال الرئيسية، واستقبال جميع الزوار (العملاء، الضيوف، الموردين) وتوجيههم بطريقة احترافية ولبقة. * الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وفرزها، وتحويلها، مع تسجيل الرسائل بدقة وضمان المتابعة في الوقت المناسب. * إدارة البريد الوارد والصادر، وخدمات التوصيل والشحن، والتنسيق مع شركات الخدمات اللوجستية المحلية. * الحفاظ على المناطق المشتركة (منطقة الاستقبال، غرف الاجتماعات) نظيفة، وجاهزة للعرض، ومجهزة بالمستلزمات بشكل كافٍ. * التعامل مع الاستفسارات العامة، وتوفير المعلومات الدقيقة، والعمل كممثل ثقافي محلي للشركة. **الدعم الإداري:** * تقديم دعم إداري رفيع المستوى لفريق الإدارة و/أو الأقسام المحددة حسب الحاجة. * جدولة وتنظيم الاجتماعات، والمواعيد، ومكالمات المؤتمر، بما في ذلك إعداد غرف الاجتماعات والمستندات اللازمة. * إدارة وتحديث مستلزمات المكتب، والأدوات المكتبية، ومخزون المطبخ، مع تقديم الطلبات في الوقت المناسب والتنسيق مع الموردين المحليين. * تنظيم وحفظ المستندات، سواء الورقية أو الإلكترونية، وضمان الامتثال لمعايير الشركة والمتطلبات المحلية لحفظ السجلات. * معالجة وتتبع تقارير المصروفات، والفواتير، والمستندات المالية الأساسية للمكتب. **الدعم المحلي والثقافي (خاص بالبحرين):** * مساعدة قسم الموارد البشرية في إعداد وثائق الموظفين المحليين، بما في ذلك جمع البيانات الشخصية المطلوبة والتنسيق مع إجراءات هيئة تنظيم سوق العمل (LMRA) حسب التعليمات. * ضمان احترام جميع اتصالات وتفاعلات المكتب الأمامي للتقاليد، والعادات، وآداب الأعمال المحلية. * **ضروري:** تسهيل الاتصالات باللغة **العربية (المفضلة) والإنجليزية (إلزامية)** لخدمة جميع أصحاب المصلحة بفعالية. المؤهلات **المطلوب:** * **التعليم:** الحد الأدنى شهادة الثانوية العامة؛ يُفضل بشدة الحصول على دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة. * **الخبرة:** خبرة عملية مثبتة (سنة إلى 3 سنوات كحد أدنى) كموظف استقبال، أو مساعد إداري، أو في دور مشابه في المكتب الأمامي. * **اللغة:** مهارات ممتازة في التعبير الكتابي والشفهي باللغة **الإنجليزية** (ضرورية للتواصل مع الجهات التجارية والحكومية المحلية). * **المهارات التقنية:** إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). **المفضل:** * المعرفة بلوائح الأعمال المحلية والإجراءات الحكومية في البحرين. * الخبرة في التعامل مع معدات المكتب مثل أنظمة الهواتف متعددة الخطوط، وأجهزة التصوير، والماسحات الضوئية. المهارات والكفاءات * **تواصل استثنائي:** أسلوب تواصل واضح، واحترافي، وواثق عبر القنوات المتعددة (الهاتف، البريد الإلكتروني، التواصل الشخصي). * **المظهر والسلوك الاحترافي:** الحفاظ على مظهر أنيق ومرحب، يعكس الصورة الاحترافية للشركة. * **المهارات التنظيمية:** مستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل، والقدرة على تنفيذ مهام متعددة وإدارة عبء عمل ديناميكي بكفاءة. * **المبادرة:** القدرة على اتخاذ المبادرة، وتوقع الاحتياجات، وحل المشكلات بشكل مستقل. * **السرية:** إثبات القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والبيانات الشخصية بأقصى درجات الحذر والنزاهة. للتقديم، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى: info@vgaholdings.com أو إرسال رسالة عبر واتساب فقط (بدون مكالمات): 66621566 نوع الوظيفة: دوام كامل الراتب: من 200.000 دينار بحريني شهريًا القدرة على التنقل / إعادة الموقع: * المنامة: القدرة على التنقل بانتظام أو التخطيط للانتقال قبل بدء العمل (مطلوب) أسئلة التقديم: * هل يمكنك الانضمام فورًا أو خلال أسبوع واحد؟ اللغة: * إجادة اللغة الإنجليزية (مفضل)