وصف وظيفة مدير المكتب **الملخص:** يتحمل مدير المكتب المسؤولية الشاملة عن تنظيم بيئة المكتب وصيانتها وتقديم الدعم الإداري. ويضمن هذا الدور سير العمليات المكتبية بسلاسة وكفاءة، مما يخلق بيئة عمل منتجة ومريحة لجميع الموظفين. **التقارير إلى:** رئيس العمليات، أو مدير الموارد البشرية، أو المدير التنفيذي/المدير العام **المسؤوليات الرئيسية** **1\. الإدارة والمكتبية \& الإدارة** * **العمليات اليومية:** الإشراف على جميع الأنشطة الإدارية العامة وإدارتها، وضمان كفاءة وفعالية عمل المكتب. * **المراسلات:** إدارة البريد الوارد والصادر، وخدمات التوصيل، والعمل كنقطة الاتصال الأساسية للاتصالات الخارجية. * **حفظ السجلات:** الحفاظ على أنظمة ملفات منظمة (ورقية وإلكترونية) للسجلات الإدارية، وعقود الموردين، ووثائق الامتثال. * **دعم الميزانية:** إدارة ميزانية مستلزمات المكتب، وتتبع المصروفات، ومعالجة الفواتير وتقارير المصروفات المتعلقة بعمليات المكتب. 2\. المرافق \& الصيانة * **تنسيق الصيانة:** جدولة والإشراف على إصلاحات المكتب وخدمات الصيانة والتنظيف، وضمان بيئة عمل آمنة ونظيفة. * **المعدات:** إدارة جميع معدات المكتب (الطابعات، النسّاخات، أنظمة الهاتف)، والتأكد من أنها تعمل بكفاءة، وتحافظ عليها، وتملأ بالمستلزمات اللازمة. * **إدارة المساحات:** الإشراف على تنظيم المناطق المشتركة، وغرف الاجتماعات، ومرافق المطبخ. * **الأمن \& الوصول:** إدارة أنظمة أمن المكتب، وإصدار بطاقات الدخول، وتنظيم إدارة المفاتيح. 3\. **إدارة الإمدادات \& المخزون** * **الشراء:** مراقبة وصيانة مخزون مستلزمات المكتب، ومخزون المطبخ، والمعدات، مع تقديم الطلبات عند الحاجة مع البحث عن موردين ذوي تكلفة فعالة. * **تتبع الأصول:** الحفاظ على قائمة دقيقة بجرد الممتلكات الخاصة بالشركة، والأثاث، والأجهزة الطرفية لتكنولوجيا المعلومات. 4\. **الموارد البشرية \& دعم الموظفين** * **الإدخال/الإنهاء اللوجستي:** تنسيق الاحتياجات اللوجستية للموظفين الجدد (إعداد محطات العمل، طلب المعدات، إدارة تعيين المكاتب) وتنفيذ المتطلبات اللوجستية لإنهاء خدمات الموظفين المغادرين. * **تنسيق السفر:** ترتيب وحجز الرحلات المحلية والدولية، والإيواء، ووسائل النقل البري للموظفين حسب الحاجة. * **تخطيط الفعاليات:** تنظيم وتنسيق الفعاليات الداخلية والخارجية للشركة، والاجتماعات، وخدمات الطعام، والأنشطة الاجتماعية للموظفين. 5\. **علاقات الموردين \& الضيوف** * **الاستقبال الأمامي:** العمل كنقطة الاتصال المهنية والودية الأولى لجميع الزوار والعملاء والضيوف. * **الوساطة مع الموردين:** إدارة وتطوير العلاقات مع إدارة المبنى، وخدمات التنظيف، وشركات توريد الطعام، وباقي موردي المكتب. **المؤهلات والمهارات المطلوبة** **المؤهلات:** * شهادة الثانوية العامة مطلوبة؛ يُفضّل بشدة الحصول على درجة الزمالة أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة. * الحد الأدنى من **خبرة 3+ سنوات** في مجال إدارة المكتب أو مساعد إداري أو دور مكافئ. المهارات الأساسية * **الإتقان التنظيمي:** مهارات تخطيط، وإدارة الوقت، وتنظيم استثنائية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل. * **التواصل:** مهارات تواصل شفهي وكتابي ممتازة مع سلوك احترافي. * **حل المشكلات:** نهج استباقي وذكي لحل مشكلات المكتب بسرعة. * **الكفاءة التقنية:** احترافية عالية في استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint) وخبرة في برامج إدارة المكاتب أو أدوات الجدولة. * **السرية:** القدرة المثبتة على التعامل مع المعلومات الحساسة والحفاظ على السرية التامة. **يجب أن يكون قادرًا على الانضمام فورًا\*\*** يمكن للمتقدمين المهتمين إرسال سيرتهم الذاتية إلى info@vgaholdings.com أو مراسلتنا عبر واتساب \+973 66621566 (بدون مكالمات) نوع الوظيفة: دوام كامل الراتب: من 300.000 دينار بحريني إلى 800.000 دينار بحريني شهريًا القدرة على الانتقال/إعادة الموقع: * المنامة: الانتقال بشكل موثوق أو التخطيط لإعادة الموقع قبل بدء العمل (مطلوب)