**الموقع:** السيف **متطلب الجنسية:** مواطن بحريني ملخص الوظيفة سيكون موظف الاستقبال/المساعد الإداري البحريني أول نقطة اتصال للشركة، وسيقدم دعماً إدارياً مهنياً واستثنائياً في خدمة العملاء لضمان سير العمليات المكتبية بكفاءة. تُعد هذه الوظيفة حيوية للحفاظ على صورة إيجابية للشركة، وإدارة تدفق الاتصالات، وتوفير دعم محلي أساسي يتماشى مع أهداف الشركة والثقافة البحرينية. المسؤوليات الرئيسية **الاستقبال والاتصالات:** * إدارة منطقة الاستقبال الرئيسية، واستقبال جميع الزوار (العملاء، الضيوف، الموردين) وتوجيههم بطريقة احترافية ولبقة. * الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وفرزها وتوجيهها، وتسجيل الرسائل بدقة وضمان المتابعة في الوقت المناسب. * إدارة البريد الوارد والصادر، وخدمات التوصيل والشحن، والتنسيق مع شركات الخدمات اللوجستية المحلية. * الحفاظ على المناطق المشتركة (منطقة الاستقبال، غرف الاجتماعات) نظيفة ومرتبة وجاهزة للاستخدام وبالأدوات الكافية. * التعامل مع الاستفسارات العامة، وتوفير المعلومات الدقيقة، والتصرف كممثل ثقافي محلي للشركة. **الدعم الإداري:** * تقديم دعم إداري عالي المستوى لفريق الإدارة و/أو الأقسام المحددة حسب الحاجة. * جدولة وتنظيم الاجتماعات والمواعيد ومكالمات المؤتمر، بما في ذلك تجهيز غرف الاجتماعات والمستندات اللازمة. * إدارة وتحديث مستلزمات المكتب، والأدوات الكتابية، ومخزون المطبخ، مع إجراء الطلبات في الوقت المناسب والتنسيق مع الموردين المحليين. * تنظيم وحفظ المستندات، سواء الفعلية أو الإلكترونية، مع ضمان الامتثال لمعايير الشركة والسجلات المحلية. * المساعدة في ترتيبات السفر والإقامة للموظفين والزوار، بما في ذلك إدارة حجوزات وسائل النقل المحلية. * معالجة وتتبع تقارير المصروفات، والفواتير، والمستندات المالية الأساسية للمكتب. **الدعم المحلي والثقافي (محدد للبحرين):** * مساعدة قسم الموارد البشرية في إعداد وثائق الموظفين المحليين، بما في ذلك جمع البيانات الشخصية الضرورية والتنسيق مع إجراءات هيئة تنظيم سوق العمل (LMRA) حسب التعليمات. * التأكد من أن جميع اتصالات ومناورات مكتب الاستقبال تحترم العادات والتقاليد المحلية وآداب الأعمال. * **أساسي:** تسهيل الاتصالات باللغتين **العربية والإنجليزية** لخدمة جميع أصحاب المصلحة بفعالية. المؤهلات **المطلوب:** * **الجنسية:** يجب أن يكون مواطناً بحرينياً. * **التعليم:** الحد الأدنى شهادة الثانوية العامة؛ يُفضّل بشدة الحصول على دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة. * **الخبرة:** خبرة عملية مثبتة (سنة إلى 3 سنوات كحد أدنى) كأمين استقبال، أو مساعد إداري، أو في دور مشابه في مكتب الاستقبال. * **اللغة:** مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة باللغتين **العربية** (ضرورية للتواصل مع الجهات التجارية والحكومية المحلية) و**الإنجليزية**. * **المهارات التقنية:** إتقان مجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). **المفضل:** * المعرفة بلوائح الأعمال المحلية والإجراءات الحكومية في البحرين. * معرفة بمعدات المكتب مثل أنظمة الهواتف المتعددة الخطوط، وأجهزة التصوير، والماسحات الضوئية. المهارات والكفاءات * **تواصل استثنائي:** أسلوب تواصل واضح ومحترف وواثق عبر القنوات المتعددة (الهاتف، البريد الإلكتروني، شخصياً). * **المظهر والسلوك المهني:** الحفاظ على مظهر أنيق ومرحب، يعكس الصورة المهنية للشركة. * **المهارات التنظيمية:** مستوى عالٍ من الانتباه للتفاصيل، والقدرة على إدارة مهام متعددة وتحمل عبء عمل ديناميكي بكفاءة. * **المبادرة:** القدرة على اتخاذ المبادرة، وتوقع الاحتياجات، وحل المشكلات بشكل مستقل. * **السرية:** إثبات القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والبيانات الشخصية بأقصى درجات الحذر والنزاهة. للتقديم، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى: info@vgaholdings.com، أو مراسلة عبر الواتساب فقط: 66621566 نوع الوظيفة: دوام كامل الراتب: من 200.000 دينار بحريني شهرياً