الواجبات والمسؤوليات الرئيسية: * إدارة التقويم اليومي وجدول مواعيد نواب الرئيس، مع التعامل بشكل مناسب مع جميع الطلبات والمطالب من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، مع الحفاظ على الأولويات الإدارية والاستراتيجية للقسم. * مساعدة الموظفين والفرق المعنية في أقسام نواب الرئيس والمديرين، بما في ذلك تطوير الوجهات، والمبيعات والتسويق، وخدمة العملاء والعمليات، في أي أعمال أو مهام مطلوبة. * مساعدة نواب الرئيس في إعداد وتنفيذ خطط العمل الأسبوعية واليومية، بما في ذلك طلبات الاجتماعات، والتذكيرات، ومتابعة الأمور، والتنسيق بين أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين للقسم. * المساعدة في توثيق النقاط الرئيسية المستخلصة من اجتماعات أصحاب المصلحة التي تم حضورها مع نواب الرئيس. * التعامل مع المراسلات والوثائق الواردة والصادرة لمكتب الإدارة بسرية تامة. * إعداد جميع المراسلات والوثائق لتوقيع نواب الرئيس وفقًا للأسلوب المعتمد في المؤسسة وضمن الحدود الزمنية المحددة. * تفويض المهام ومتابعتها لضمان معالجة الأمور التي لا تتطلب اهتمام نائب الرئيس. * استقبال الضيوف في مكتب نواب الرئيس لتمثيل صورة جيدة والحفاظ على العلاقات. * مراقبة وتنظيم مستلزمات المكتب الخاصة بنواب الرئيس لضمان توفر الإمدادات الكافية دائمًا. * مراقبة وتنظيم جدول غرف الاجتماعات. * العمل كمنسق للقسم المعني في مختلف المهام اليومية، بما في ذلك عملية استقبال الموظفين الجدد، وإجراءات تصاريح دخول المطار، واحتياجات المستلزمات المكتبية، واحتياجات الزوار، والسفر الوظيفي، وأي أمور إدارية أخرى. * تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية، وحجوزات الفنادق، وأي وسائل نقل برية، وجدولة الاجتماعات في المناطق التي يتم زيارتها. * الحفاظ على قائمة بالبنود المطلوب تنفيذها ورصدها وفقًا للتوجيهات الصادرة من نواب الرئيس وتتماشى مع الأولويات والأهداف الرئيسية أسبوعيًا ونصف شهريًا وشهريًا. * الحفاظ على قائمة بأهم أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين وفقًا لتوجيهات نواب الرئيس. * الرد الفوري على المكالمات والرسائل والطلبات بعد فلترة المحتوى والاستجابة حسب الحاجة ووفقًا لتوجيهات نواب الرئيس والأولويات الاستراتيجية للقسم. * تحديث وتوزيع مجموعة متنوعة من الوثائق المعقدة (مثل التقارير، والعقود، والسياسات، والمستندات التنظيمية الأخرى) بسرية ووفقًا لإرشادات السرية. * جمع تقارير الإدارة الداخلية للقسم بناءً على الفترة الزمنية المحددة لمثل هذه التقارير، وتجهيزها بنسختها القابلة للطباعة أو الرقمية حسب تفضيل نواب الرئيس. * تقديم المساعدة الإدارية في الاجتماعات التنفيذية، واجتماعات اللجان، وكذلك اجتماعات الموظفين لدعم الإدارة السلسة وتنفيذ مهام القسم. * تنفيذ أي مهام ومسؤوليات أخرى يحددها نواب الرئيس والإدارة. متطلبات التعليم والمؤهلات الأخرى وخبرة العمل: * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو التسويق، أو التجارة، أو إدارة المشاريع. * خبرة لا تقل عن 3 سنوات في أدوار سابقة في إدارة المهام الإدارية والتنفيذية. متطلبات المهارات والكفاءات: * الكفاءة في استخدام برامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، ومعرفة بالرسومات، وبرامج مؤتمرات الفيديو، وبرامج إنشاء وتحرير صفحات الويب، وبرامج معالجة النصوص، وبرامج الموارد البشرية، وبرامج المشتريات أمر مرغوب فيه، وليس إلزاميًا. أما الخبرة في أدوات مايكروسوفت أوفيس، وإكسل، وبوربوينت فهي ضرورية. * قدرة قوية على التواصل الشفهي والكتابي، وإدارة الوقت، وإدارة المشاريع. * إتقان اللغة العربية والإنجليزية أمر ضروري. * الخبرة في إدارة الوقت، وتسجيل المحاضر، وتحديد أولويات المهام، مع القدرة على تنفيذ مهام متعددة والاهتمام بالتفاصيل.