**الواجبات الإدارية:** * تنسيق ومعالجة وثائق البناء للمشاريع السكنية والتجارية، مع ضمان الامتثال للسياسات والإجراءات الداخلية وللمتطلبات التنظيمية. * التعاون مع مديري المشاريع، ومشرفي الموقع، والمقاولين من الباطن، والعملاء، ومزودي الخدمات العامة، والبائعين لدعم سير الأنشطة الإنشائية بسلاسة. * إدارة وتتبع الوثائق المتعلقة بالمشاريع بما في ذلك العقود، وأوامر التغيير، وأوامر الشراء، وشهادات التأمين. * الحفاظ على جداول دفعات البناء، ومراقبة الميزانيات، والمساعدة في صرف المدفوعات للمقاولين والموردين في الوقت المناسب. * إدارة مطالبات التأمين المتعلقة بأضرار البناء؛ وإدارة المراسلات وتقديم المطالبات وفقًا لتقديرات تكلفة المشروع والجداول الزمنية. * دعم إعداد الميزانية قبل بدء البناء من خلال تنظيم واستعراض الميزانيات الأولية وتنسيق المدخلات من أصحاب المصلحة في المشروع. * الحفاظ على قاعدة بيانات المقاولين والبائعين المعتمدين وتحديثها؛ والتأكد من أن جميع المؤهلات والتراخيص ووثائق التأمين محدثة. * تتبع والتحقق من المدفوعات التي يُطلب الإبلاغ عنها للهيئة الضريبية (IRS)؛ والمساعدة في إعداد إقرارات 1099 بدقة وفي الوقت المناسب للمقاولين من الباطن والبائعين. * إجراء عمليات تدقيق دورية لملفات المشاريع لضمان اكتمالها ودقتها والامتثال لمتطلبات المشروع. * تحديد واقتراح تحسينات في سير العمل وكفاءات إدارية لدعم عمليات البناء. * إصدار طلبات الأسعار والاقتباسات من المقاولين من الباطن، والموردين، ومزودي الخدمات. * إدارة نظم الملفات الرقمية للوصول الفعال إلى وثائق المشروع والمراسلات والتقارير. * حضور اجتماعات البناء واجتماعات تنسيق المشاريع؛ وتدوين ملاحظات مفصلة، وإعداد محاضر الاجتماعات، ومتابعة العناصر المطلوبة. * المساعدة في إعداد حزم تسليم العملاء، بما في ذلك الكتيبات، وضمانات الصيانة، والشهادات، ووثائق المشروع النهائية. * مراقبة وتسجيل مشاكل ما بعد البناء (قوائم الملاحظات)؛ وتتبع الحلول وإبلاغ أصحاب المصلحة بالتحديثات. **الخبرة / المهارات المطلوبة تشمل:** * فهم قوي لعمليات المكتب الإنشائي والممارسات الإدارية * مهارات قوية في استخدام الحاسوب، بما في ذلك الإلمام بمجموعة برامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) * خبرة سابقة (2\-3 سنوات) في بيئة بناء أو هندسة (مفضلة) * مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة * قدرة مثبتة على العمل بشكل مستقل والتعامل مع مهام متعددة في آن واحد * اهتمام عالي بالتفاصيل والدقة في التعامل مع الوثائق * معرفة بلآداب الهاتف/البريد الإلكتروني وممارسات التواصل المهني * القدرة على تنظيم وأولوية عبء العمل بفعالية لتحقيق المواعيد النهائية أنواع الوظيفة: دوام كامل، دائم